Die Best Practices für einen hybriden Arbeitsplatz.
Mit Miteinander:innen angenehme Gespräche während der Mittagspause führen oder locker morgens am Kaffeautomaten plaudern – das sind Momente, die zu einer positiveren Arbeitsumgebung beitragen. Sie steigern die Vorfreude auf den Arbeitsbeginn jeden Morgen. In den letzten Jahr wurden viele Unternehmen gezwungen, ihre üblichen Abläufe zu ändern. Dadurch sind solche Augenblicke leider seltener geworden. Diese Veränderungen haben uns sowohl großartige Chancen als auch Herausforderungen gebracht. Innerhalb eines Unternehmens ist es besonders für HR-Leiter:innen oder denen, die für die Unternehmenskultur verantwortlich sind, anspruchsvoll. Sie sehen sich oft mit Fragen wie diesen konfrontiert:
- Wie kann man sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin die richtigen Ressourcen hat, um seine/ihre täglichen Aufgaben zu erledigen?
- Wie gewährleistest man ständig gute Kommunikation im Unternehmen?
- Wie sorgst man dafür, dass sich jeder Mitarbeiter/jede Mitarbeiterin einbezogen fühlt?
Wir werden dir die Lösung für diese Herausforderungen in Kürze präsentieren, aber lass uns vorher einmal definieren, was ein hybrider Arbeitsplatz ist. Ein hybrider Arbeitsplatz ist ein Geschäftsmodell, das den Mitarbeiter:innen ermöglicht, sowohl im Büro als auch von zu Hause aus zu arbeiten. Wie es firmenintern festgelegt ist, kann von Unternehmen zu Unternehmen variieren. Während einige Unternehmen ihren Mitarbeiter:innen erlauben, nach Belieben zu kommen und zu gehen, erfordern andere Anwesenheit für eine festgelegte Zeit oder Tage. Dies gibt den Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zu entscheiden, wann und wo sie arbeiten, und es ermöglicht ihnen, ihr volles Potenzial auszuschöpfen. Zu manchen Zeiten, kann es sein, dass ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin nicht am produktivsten ist. In einem solchen Fall wäre es großartig, die Arbeitszeit selbst wählen zu können. Für Arbeitgeber:innen bedeutet das, dass sie global einstellen können und nicht geografisch eingeschränkt sind. In jedem Unternehmen gab es wahrscheinlich jemanden, der aufgrund seines Standorts nicht eingestellt werden konnte. Das ist in einem hybriden Arbeitsumfeld kein Problem mehr.
Wie stellt man sicher, dass Mitarbeiter:innen über die richtigen Ressourcen verfügen, um ihre täglichen Arbeitsaufgaben zu erledigen?
Im Büro steht normalerweise notwendiges Equipment jederzeit zur Verfügung und kann je nach Bedarf verwendet werden. Dies ist jedoch anders, wenn man remote arbeitet. Daher ist es entscheidend, von Anfang an festzulegen, welche Art von Ausstattung und Software für den Remote-Arbeitsplatz unerlässlich sind.
Bei mula überraschen wir unsere neuen Teammitglieder gerne mit einer Onboarding-Box. Diese Box ist sorgfältig mit essentiellen Arbeitsmaterialien sowie einigen Gegenständen gefüllt, die das Arbeiten im Homeoffice angenehmer machen. Die Box wird bequem vor ihrem ersten Arbeitstag zu ihnen nach Hause geliefert.
Falls später zusätzliche Anfragen reinkommen, bieten wir die Möglichkeit, einen eigenen Promo-Shop einzurichten. Dieser Shop enthält alle ausgewählten Produkte und kann mit nur wenigen Klicks an jeden Mitarbeiter/jeder Mitarbeiterin versandt werden. Auf diese Weise können sie selbst bestellen, was ihnen gefällt, anstatt den Bestellprozess und der Datenerfassung in ihrem Namen durchzuführen.
Diese Lösungen sparen nicht nur erheblich Zeit, sondern verbessern auch die Effizienz deines Onboarding-Prozesses. Außerdem werden es deine Mitarbeiter:innen genießen, ihre eigenen individualisierten Produkte auszuwählen. Diese kleine Geste kann viel dazu beitragen, eine positive Arbeitsumgebung zu schaffen.
Wie stellt man eine gute Kommunikation im Unternehmen sicher?
Für ein erfolgreiches Arbeitsumfeld ist eine gute Kommunikation entscheidend, insbesondere wenn jemand neu in deinem Unternehmen anfängt. Informiere ihn/sie vor Beginn seiner/ihrer Arbeit über alle notwendigen Projekte, die in der Pipeline sind, und über seine/ihre Aufgaben und Ziele für die erste Woche. Am besten erstellst du für ihn/sie ein Plan. Es wird ihm/ihr helfen, am ersten Tag perfekt vorbereitet zu sein. Informiere außerdem alle Mitarbeiter:innen über ihr neues Teammitglied und bereite ein Kennenlerntreffen vor.
Wenn der erste Tag endlich da ist, sollte er für den neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin mit einer Begrüßung der Gründer und einem virtuellen Treffen mit dem gesamten Team beginnen. Wir empfehlen, in den folgenden Wochen einen Mentor oder Kumpel für den neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin zu engagieren. Eine Person, an die er/sie sich immer wenden kann, wenn er/sie Bedenken oder Fragen hat.
Wenn dein Unternehmen über ein Büro verfügt, kannst du dem neuen Mitarbeiter/der neuen Mitarbeiterin einen digitalen Rundgang durch Büro anbieten. Durch die virtuellen Meetings mit allen Arbeitseinheiten stellst du sicher, dass das neue Teammitglied über alle Kontakte verfügt, die er/sie benötigt. Wir empfehlen Ihnen außerdem, regelmäßig mit ihm in Kontakt zu bleiben und ihm Feedback zu seiner Arbeit zu geben.
Für alle anderen Mitarbeiter:innen sollte es ein wöchentliches Treffen geben, bei dem alle Arbeitseinheiten über ihre aktuelle Arbeit sprechen, die anderen Einheiten informieren und bei Bedarf Fragen beantworten.
Als Tool zur unternehmensinternen Kommunikation nutzen wir bei mula Slack. Die Plattform lässt sich mit mehreren anderen Tools verbinden, ist sehr einfach zu bedienen und bietet die Möglichkeit, alle Arten von Dateien mit anderen zu teilen.
Wie stellt man sicher, dass sich ein Mitarbeiter:innen einbezogen fühlt?
Wenn nur ein Teil des Teams remote arbeitet, kann es passieren, dass sie sich ausgeschlossen und möglicherweise weniger geschätzt fühlen im Vergleich zu ihren Kollegen im Büro. Dies könnte dazu führen, dass ihre Arbeit als weniger bedeutend wahrgenommen wird.
Slack ist ein super Tool, um dem entgegenzuwirken und deinen Mitarbeiter:innen zu zeigen, dass sie und ihre Arbeit geschätzt werden. Zudem erhalten sie somit die Möglichkeit, Dinge anzusprechen. Danke automatische Push-Benachrichtigungen kannst du beispielsweise für Erfolge im Unternehmen loben oder Geburtstage ankündigen oder das Ende einer Probezeit feiern.
Um einen Schritt weiterzugehen, gibt es auch Programme, die dir ermöglichen, automatisch Geschenke zu verschiedenen Anlässen zu versenden. Beispielsweise könnte ein individueller Hoodie in Unternehmensfarben mit Logo als Geburtstagsgeschenk das Zugehörigkeitsgefühl stärken und ein Gefühl der Wertschätzung schaffen.
Was in der Regel sehr gut ankommt, sind Veranstaltungen, die nichts mit der Arbeit zu tun haben, aber dennoch alle Mitarbeiter:innen einbeziehen, wie zum Beispiel virtuelle Mittagessen oder gemeinsame Gaming-Sessions. Solche sozialen Interaktionen bieten eine hervorragende Gelegenheit, die Freude am Arbeitsplatz zu steigern und die Bindungen zwischen Kolleg:innen zu stärken. Meetings sollten nicht ausschließlich der Arbeit gewidmet sein.
Mit all diesen Praktiken im Hinterkopf kann ein Hybrid-Arbeitsmodell nahtlos in Unternehmen integriert werden. Es erfordert allerdings den Onboarding-Prozess gut abzustimmen und virtuelle Meetings einzusetzen, um persönliche Verbindungen zu schaffen und die Unternehmenskultur zu fördern. Diese Verantwortung liegt in erster Linie bei HR-Leiter:innen und denen, die für die Gestaltung der Unternehmenskultur verantwortlich sind. Schließlich wird es ohne ein zufriedenes Team schwierig sein, Kunden zufriedenzustellen.
Pass gut auf dich auf und bis bald! ✌️